१.२.१.१ पत्र व्यवहार (Correspondence) परिचय, उदेश्य र चिठी पत्रको गुण “खरिदार विशेष”

परिचय:

पत्रव्यवहार कार्यालय सञ्चार व्यवस्थापनको एउटा अभिन्न अङ्ग हो । लिखित रूपमा एक पक्षले अर्को पक्षसँग सम्पर्क राख्नका लागि गरिने क्रियाकलाप अर्थात् कागजमा आवश्यक कुरा लेखि अर्को पक्ष वा व्यक्तिलाई सम्बोधन गरि एक स्थानवाट अर्को स्थानमा पठाउने कार्यविधिलाई पत्रव्यवहार भनिन्छ । संसारमा लिखित सञ्चारको सबैभन्दा बहुप्रचलित माध्यम पत्रव्यवहार नै हो । व्यवसाय संचालन गर्दा पत्राचार गर्नुपर्छ । यश  माध्यमवाट स्थानीय, दुर्गम आदि सबै ठाउँहरुमा खवर वा कुराको आदानप्रदान गर्न सकिन्छ । यो सञ्चारको सरल तथा प्रचलित माध्यम हो । कार्यालय, बिभाग, संघ संस्था तथा प्रचलित माध्यम हो । कार्यालय, बिभाग, संघ, संस्था, तथा आयोग आदिको   बीचमा एक अर्कोसँग सम्पर्क स्थापना गर्ने, व्यवहार गरिने लिखित सञ्चारको प्रमाणिक प्रक्रिया नै पत्रव्यवहार हो ।

आजकाल पत्रव्यवहार वा पत्राचार बिद्युतिय माध्यमवाट पनि हुने गर्दछ । पत्रको साटो फ्लपी डिस्क वा सिडि वा इ-मेलवाट पनि पठाईन्छ । यो पत्रव्यवहारको आधुनिक यान्त्रिक पध्दति हो । आधुनिक प्रविधिको रूपमा यसरी आदानप्रदान गरिएको लिखितलाई पनि पत्रव्यवहार सरहको प्रमाणिकता दिनुपर्छ । आजभोलि इ-मेल वा ईन्टरनेट वाट पनि व्यवसाय सञ्चालन हुन्छ । नेपालमा पनि यसले मान्यता पाएको छ । सञ्चारको औपचारिक साधनहरु मध्ये चिठिपत्र एक हो । कुनै पनि कार्यालयहरुमा चिठिपत्रहरुको प्रयोग कम भन्दा कम गर्नु राम्रो हुन्छ । चिठिपत्रको व्यवहार देहाएको स्थितिमा मात्र गर्नु पर्छ :

• व्यक्ति व्यक्ति बीच
• कार्यालय र व्यक्ति बीच
• एक कार्यालय र अर्को कार्यालय बीच

चिठीपत्र पठाउँदा कुनै निश्चित अधिकृतसँग वार्ता भइ वा ध्यानाकर्षण गराउन आवश्यक भएका सम्बन्धित अधिकृतको नाम, पद उल्लेख गरि पठाईदिएमा छिटोछरितो हुन सक्ने हुन्छ । एकै कार्यालय भित्रका शाखा प्रशाखाले परस्परमा लेखापढी गर्दा भने आन्तरिक सञ्चार पत्रद्वारा गर्नु पर्छ । व्यक्तिगत, पारिवारिक, सामाजिक, सरकारी, व्यवसाय आदि सबै संघ/संस्था तथा कार्यालयहरुमा पत्रव्यवहारको ठूलो महत्व हुन्छ ।

उदेश्य:

सबै कार्यालयहरुको सञ्चारको मुख्य माध्यम तथा प्रमाणिक प्रलेख पत्रव्यवहार हो । यसवाट नै पारिवारिक, सरकारी, व्यवसायिक तथा संघ/संस्था बिच खवर आदानप्रदान हुन्छ । राष्ट्रिय तथा अन्तर्राष्ट्रिय व्यापार तथा कुटनैतिक सम्बन्धको खवर आदानप्रदान समेत पत्रव्यवहारवाट हुन सक्छ । व्यवस्थापन गर्ने, प्रशासन सञ्चालन गर्ने जस अन्तर्गत समन्वय, निर्देशन तथा निर्णय गर्ने, लिखित प्रमाणिक, अभिलेख राख्न तथा कानुनी मान्यता समर्थनका लागि पत्रहरुको महत्व रहेको छ । पत्रव्यवहारको कुशल प्रयोगवाट व्यापारिक सफलता प्राप्त हुन्छ । कार्यालयको कार्यसफलतापुर्वक सम्पन्न गर्न यसले मद्दत गर्दछ । पारस्परिक निर्णयलाई लिखितरूपमा अघि बढाउन पत्रव्यवहार जरुरत पर्दछ । आधुनिक युगमा नीजि, सरकारी कार्यालय, व्यवसाय, शिक्षण संस्था संघ/संस्थाहरुमा पत्रव्यवहारको महत्व छ । आजको बिज्ञान प्रविधि र प्रतिस्पर्धात्मक व्यवसायिक युगमा तथा मानव जीवनको प्रत्येक क्षेत्रमा पत्रव्यवहारको महत्व छ । कुशल पत्रव्यवहारको माध्यमवाट सरकारी वा व्यावसायिक कार्यालयको सफलता सुनिश्चित हुन्छ । साथै पत्रको माध्यमवाट पारस्परिक निर्णयहरुको लिखित प्रमाण राख्न र दुवै पक्ष बिचको सम्बन्धलाई स्थायी बनाउन सहयोग पुर्याउँछ । व्यावसायिक पत्रको आवश्यकता, महत्व खासगरी सम्पर्क तथा सम्बन्ध स्थापना गर्न, सुझाव तथा सूचना प्राप्त गर्न, कम खर्चिलो बनाउन, कम खर्चिलो बनाउन, सुदृढ आन्तरिक एवम् बाह्य सञ्चार पद्धतिको बिकास गर्न तथा व्यवस्थित गर्न पत्र व्यवहार एक सशक्त माध्यमका रुपमा रहेको छ ।

चिठी/पत्रका गुणहरु:

चिठी वा पत्र व्यक्तिगत/कार्यालयीय वा व्यावसायिक कार्य सञ्चालनका लागि महत्वपूर्ण हुन्छ । कार्यालयका कर्मचारीको दक्षता, क्रियाशिलता, सक्रियता, इमान्दारीता, लगनशीलता वा कर्तव्यनिष्ठता चिठी पत्र वा पत्रव्यवहार बाटै बुझ्न सकिन्छ । एउटा आदर्श चिठी वा पत्रमा निम्नलिखित गुणहरु आवश्यक छ ।

(क) सरलता: चिठीपत्र थोरै समयमा पढन सकिने र पत्रको बिषयवस्तु सरल हुनुपर्दछ जुन कुरा व्यक्त गर्न खोजिएको हो सो सरल र सामान्य भाषामा लेखिएको हुनुपर्दछ । चिठी पत्र पढने बित्तिकै व्यहोरा सजिलैसँग बुझ्न सकिने भै चिठी पठाउने र पाउने दुवैलाई चिठीको तात्पर्य छर्लङ्ग भएको हुनुपर्दछ ।

(ख) स्पष्टता: चिठीमा भन्न खोजिएको कुरा स्पष्टसँग लेखिनुपर्दछ । अस्पष्ट, अधुरो र दोहोरो अर्थ लाग्ने गरि पत्र लेख्नु हुँदैन । स्पष्ट सन्देश प्रवाह हुनु चिठी पत्रको एउटा महत्वपूर्ण गुण हो ।

(ग) संक्षिप्तता: चिठी लेख्दा मुख्य बिषय नछुटाई अधुरो नपारी सकभर संक्षेपमा छोटो र सफासँग लेख्नुपर्दछ जसद्वारा समय र श्रमको समेत बचत होस् । संक्षिप्त पत्र तयार गर्नु भनेको आवश्यक कुराहरू नलेख्ने होईन । अनावश्यक रुपमा एउटै कुरा दोहर्याई नलेख्ने र अप्रासंगिक कुराहरु लेखेर पत्रलाई लम्बाउनु हुँदैन ।

(घ) विनम्रता: विनम्र भाषामा लेखिएको चिठीले चिठी पठाउने र पाउनेको बिच सुमधुर सम्बन्ध ल्याउँछ । त्यसैले चिठीमा सधैं शिष्ट र नम्र शब्दहरू प्रयोग गर्नुपर्दछ । संस्थालाई कानुनी व्यक्ति सरह मानि आफ्ना आवश्यक कुराहरू स्पष्टरुपमा नरम भाषामा राख्नुपर्दछ । चिठी पत्रमा सहयोग गरिदिनु हुन अनुरोध छ भनि अन्त्यमा लेख्ने प्रचलन व्यवहारमा पाईन्छ ।

(ङ) पुर्णता: पत्रमा लेख्नुपर्ने कुराहरू सबै लेख्नुपर्छ । कुनै पनि कुरा छुटाउनु हुँदैन । आवश्यक जानकारी, सूचना, जिज्ञासा् वा धारणा के हो

(च) मौलिकता : कुनै पत्र नयाँ बिषयमा र कुनै आएको पत्रको जवाफ वा प्रतिउत्तरका लागि लेख्नुपर्दछ । आफ्नै भाषा र आवश्यकताका आधारमा पत्र लेख्नु पर्ने हुनाले यो मौलिक हुनुपर्छ । कुनै बिषयको जानकारी वा सोधिएको बिषयमा लेखिने हुनाले यो मौलिक मात्र होईन नवीनतम पनि हुनुपर्छ । कुनै बिषयको जानकारी वा सोधिएको बिषयमा लेखिने हुनाले यो मौलिक मात्र होईन नवीनतम पनि हुनुपर्छ । पत्रलाई आफ्नो शैलीमा आकर्षक ढंगले प्रस्तुत गर्नु पर्छ । यसले पत्र पढने व्यक्तिलाई आकर्षित गर्दछ र पत्रको प्रभावकारीता पनि बढछ । नक्कल गरिएको शैलीले राम्रो प्रभाव पार्दैन तसर्थ मौलिकतालाई चिठी पत्रको नभई नहुने आवश्यक गुण मानिन्छ।

(छ) प्रभावकारीता: पत्यारलाग्दो र आवश्यक जानकारी दिने पत्र प्रभावकारी हुन्छ । जुन उद्देश्यले पत्र लेखिएको छ सो प्राप्त हुनु नै प्रभावकारीता मानिन्छ । पत्र प्राप्त गरेर पढने व्यक्तिले त्यसमा लेखिए अनुसारको काम गर्दैन भने सो पत्र प्रभावहीन हुन्छ । कुनै पनि पत्रको तत्काल व्यापारिक वा सरकारी काम कारबाहीमा सकारात्मक प्रभाव प्राप्त गरोस् भन्ने ठान्नुपर्छ । प्रभावकारी पत्रले मात्र आफ्नो उद्देश्यमा सफलता प्राप्त गर्न सक्छ।

(ज) शुद्धता: पत्रमा लेखिने कुराहरू शुद्धरुपमा लेख्नु पर्छ । खासगरी कारोबारका अर्थ तथा निर्णय मितिहरु शुद्ध भएनन् भने निर्णय प्रक्रियामा समेत नराम्रो प्रभाव पर्ने हुन्छ । त्यसैले पत्रमा लेखिने भाषा तथा लेखिएका कुराहरू शुद्ध होस् भन्ने कुरामा बढी ध्यान दिनुपर्छ । तथ्य, तथ्यांक वा सूचना लेखा कारोबारमा शुद्धतामा बढी नै ध्यान दिनु पर्छ ।

(झ) आकर्षण : पत्रका अक्षर बुझिने गरि कम्प्युटर वा टाईपद्वारा अथवा राम्रा अक्षरले लेखिएको हुनुपर्छ । पङ्तिवध्दरुपमा लेखिएको पत्र झट्ट हेर्दा पढन मन लाग्ने हुन्छ ।  त्यसैले पत्र लेख्दा वा टाईप गर्दा कहाँ के लेख्ने भन्ने नियमानुसार आवश्यक कुराहरु मात्र लेखी पठाएको पत्र आकर्षक हुन्छ । भाषा शैलीले गर्दा पनि पत्रको आकर्षण लाई वृद्धि गर्छ । पत्र पट्याएर राख्ने, खाममा मिलाएर राखी बाहिरवाट पत्रमा नटाँसिने गरि खाम बन्द गर्ने र संक्षिप्त पत्र आकर्षक पत्रको रूपमा मानिन्छ । अचेल कम्प्युटरमा चिठी पत्रलाई आकर्षक गराउने विभिन्न नमूनाहरु राखिएका हुन्छन् ।

(ञ) औपचारिकता: कार्यालयमा आउने जाने कागजपत्रमा त्यसको खास मनसायमा उचित ध्यान दिनुपर्छ । कागजपत्रको उचित आदर भएमा काम छिटो हुनुका साथै कार्यालयहरूको आपसी सम्बन्ध पनि राम्रो हुन जान्छ।